Empleados y Cargos
Tus empleados en Clonk son las personas que vas a estar gestionando a través de nuestras herramientas, ya sea porque van a estar dentro de la programación de horarios, registrando la asistencia para contabilizar sus tiempos de trabajo, o ambas.
Antes de empezar a crear tus empleados debes asegurarte de contar con un tipo de usuario autorizado, en este caso los Propietarios de Cuenta y Administradores del Sistema, serán las personas responsables de mantener la base de empleados actualizada, agregando a los nuevos integrantes, realizando el traslado interno cuando alguien cambia de sucursal y eliminando a quienes ya no trabajan más en la empresa.
Actualmente puedes agregar empleados en tu cuenta de Clonk de tres formas diferentes:
Para agregar tus empleados manualmente, deberás primero crear los cargos: Ve a la barra del menú de Clonk, selecciona la opción Parámetros > Cargos, escribe el nombre del cargo y opcionalmente un código para dicho cargo. Haz clic en el botón “Crear”.
En esta misma ventana también encuentras la lista de los cargos que se han creado y podrás editarlos cuando lo necesites.
Para crear un empleado busca la barra del menú de Clonk, selecciona la opción Parámetros > Empleados.
Ingresa la información obligatoria marcada con *:
Foto de perfil: Debe ser una foto que enmarque la cara de la persona y permita ver todos sus rasgos.
Número de identificación.
Nombres.
Apellidos.
Fecha de ingreso a la empresa.
Sucursal.
Cargo.
Tipo de contrato: Elegir entre tiempo completo, tiempo parcial o por temporada.
Tipo de jornada para el cálculo de tiempo extra: Elegir entre jornada ordinaria o flexible.
Máximo de horas semanales.
Activar / desactivar opción de Manejo y Confianza. Está debe quedar activa para las personas que tienen este tipo de contrato y que no generan recargos por tiempo extra laborado.
Por último, haz clic en el botón “Crear”.
Puedes solicitar a nuestro equipo de soporte que haga una carga masiva de todos tus empleados a través de un archivo en Excel o en formato csv. Solo tienes que enviarnos la lista de tus empleados con la información solicitada en la plantilla que hemos diseñado para esto. Descárgala aquí.
Si en tu empresa tienen otro software donde también se almacenan los datos de los empleados, como por ejemplo los sistemas de nómina o la Intranet, pregunta a nuestro equipo de soporte por la posibilidad de integración, así se podrían conectar los dos software para cargar la lista de empleados y mantener la información actualizada de manera automática.
En la misma ventana donde creaste tus empleados, encontrarás la lista de todas las personas. Desde esta lista podrás filtrar los empleados por sucursal, editar su información, eliminarlos, agregar su disponibilidad de acuerdo con los turnos de la sucursal asignada (este paso es necesario solo para crear un horario inteligente), y activar / desactivar la opción para que la persona salga en los horarios.
Editar información del empleado.
Editar disponibilidad del empleado (necesario únicamente si vas a usar la función de horario inteligente).
Eliminar empleado.
Activar o desactivar empleado de la programación de horarios.
Es muy común que en el tipo de empresas que usan Clonk, las personas estén rotando entre diferentes sedes de trabajo, en este caso tendrás que realizar lo que llamamos “traslado de sucursal”.
Los traslados de sucursal los pueden realizar los usuarios tipo "administrador del sistema", y podrás escoger cualquiera de las sucursales que estén creadas. También los "jefes de sucursal" que tienen a cargo varias sucursales en Clonk, podrán realizar traslados solamente entre las sucursales a las que tienen acceso.
Entra a la opción de editar información del empleado. Vas a la casilla de Sucursal y escoges la sede para donde vas a trasladar la persona y haces clic en el botón “Guardar”.
Es importante que tengas en cuenta que la fecha de este traslado en Clonk, será la fecha en la que le cambiaste la sucursal del empleado, por lo tanto, si hiciste hoy un traslado, pero la persona realmente empezó a trabajar en una fecha anterior en la nueva sucursal, deberás solicitar a nuestro equipo de soporte que te modifiquen la fecha real de este traslado.
Esta misma situación se presenta cuando realizas un cambio en el tipo de contrato de la persona.
Casa vez que una persona deja de trabajar en tu empresa, debes eliminarla de tu cuenta de Clonk.
Eliminar los empleados es una acción muy importante porque de ella depende que la facturación que te hacemos por nuestros servicios sea la correcta.
Recuerda que las tarifas de Clonk están basadas en el número de días del mes que cada empleado registra dentro de nuestra plataforma.
Antes de eliminar a un empleado te recomendamos revisar siempre la información en su reporte de horas de trabajo, asegúrate de que esté completa y sin errores para garantizar que su liquidación salga bien.
Una vez eliminada la persona de Clonk, dejará de aparecer en los horarios y en los reportes. En caso de que tuviera turnos programados más allá de su fecha de salida de la empresa, estos turnos se trasladan automáticamente a la fila de “turnos pendientes” en el horario de la sucursal a la cual pertenecía. Así podrás visualizar los espacios por cubrir mientras llega la nueva persona a cubrir el cargo vacante.
Toda la información asociada a un empleado que ha sido eliminado, queda archivada en Clonk y podrás solicitarla a través de nuestro equipo de soporte cuando lo necesites.
Antes de empezar a crear tus empleados debes asegurarte de contar con un tipo de usuario autorizado, en este caso los Propietarios de Cuenta y Administradores del Sistema, serán las personas responsables de mantener la base de empleados actualizada, agregando a los nuevos integrantes, realizando el traslado interno cuando alguien cambia de sucursal y eliminando a quienes ya no trabajan más en la empresa.
Actualmente puedes agregar empleados en tu cuenta de Clonk de tres formas diferentes:
1. Manualmente para crear empleados de uno en uno
Para agregar tus empleados manualmente, deberás primero crear los cargos: Ve a la barra del menú de Clonk, selecciona la opción Parámetros > Cargos, escribe el nombre del cargo y opcionalmente un código para dicho cargo. Haz clic en el botón “Crear”.
En esta misma ventana también encuentras la lista de los cargos que se han creado y podrás editarlos cuando lo necesites.
Para crear un empleado busca la barra del menú de Clonk, selecciona la opción Parámetros > Empleados.
Ingresa la información obligatoria marcada con *:
Foto de perfil: Debe ser una foto que enmarque la cara de la persona y permita ver todos sus rasgos.
Número de identificación.
Nombres.
Apellidos.
Fecha de ingreso a la empresa.
Sucursal.
Cargo.
Tipo de contrato: Elegir entre tiempo completo, tiempo parcial o por temporada.
Tipo de jornada para el cálculo de tiempo extra: Elegir entre jornada ordinaria o flexible.
Máximo de horas semanales.
Activar / desactivar opción de Manejo y Confianza. Está debe quedar activa para las personas que tienen este tipo de contrato y que no generan recargos por tiempo extra laborado.
Por último, haz clic en el botón “Crear”.
2. Carga masiva de empleados
Puedes solicitar a nuestro equipo de soporte que haga una carga masiva de todos tus empleados a través de un archivo en Excel o en formato csv. Solo tienes que enviarnos la lista de tus empleados con la información solicitada en la plantilla que hemos diseñado para esto. Descárgala aquí.
3. Integración con otro software
Si en tu empresa tienen otro software donde también se almacenan los datos de los empleados, como por ejemplo los sistemas de nómina o la Intranet, pregunta a nuestro equipo de soporte por la posibilidad de integración, así se podrían conectar los dos software para cargar la lista de empleados y mantener la información actualizada de manera automática.
Editar, eliminar o trasladar un empleado de sucursal
En la misma ventana donde creaste tus empleados, encontrarás la lista de todas las personas. Desde esta lista podrás filtrar los empleados por sucursal, editar su información, eliminarlos, agregar su disponibilidad de acuerdo con los turnos de la sucursal asignada (este paso es necesario solo para crear un horario inteligente), y activar / desactivar la opción para que la persona salga en los horarios.
Editar información del empleado.
Editar disponibilidad del empleado (necesario únicamente si vas a usar la función de horario inteligente).
Eliminar empleado.
Activar o desactivar empleado de la programación de horarios.
¿Qué pasa cuando un empleado cambia de sede de trabajo?
Es muy común que en el tipo de empresas que usan Clonk, las personas estén rotando entre diferentes sedes de trabajo, en este caso tendrás que realizar lo que llamamos “traslado de sucursal”.
Los traslados de sucursal los pueden realizar los usuarios tipo "administrador del sistema", y podrás escoger cualquiera de las sucursales que estén creadas. También los "jefes de sucursal" que tienen a cargo varias sucursales en Clonk, podrán realizar traslados solamente entre las sucursales a las que tienen acceso.
Entra a la opción de editar información del empleado. Vas a la casilla de Sucursal y escoges la sede para donde vas a trasladar la persona y haces clic en el botón “Guardar”.
Es importante que tengas en cuenta que la fecha de este traslado en Clonk, será la fecha en la que le cambiaste la sucursal del empleado, por lo tanto, si hiciste hoy un traslado, pero la persona realmente empezó a trabajar en una fecha anterior en la nueva sucursal, deberás solicitar a nuestro equipo de soporte que te modifiquen la fecha real de este traslado.
Esta misma situación se presenta cuando realizas un cambio en el tipo de contrato de la persona.
¿Cuándo debo eliminar un empleado de Clonk?
Casa vez que una persona deja de trabajar en tu empresa, debes eliminarla de tu cuenta de Clonk.
Eliminar los empleados es una acción muy importante porque de ella depende que la facturación que te hacemos por nuestros servicios sea la correcta.
Recuerda que las tarifas de Clonk están basadas en el número de días del mes que cada empleado registra dentro de nuestra plataforma.
Antes de eliminar a un empleado te recomendamos revisar siempre la información en su reporte de horas de trabajo, asegúrate de que esté completa y sin errores para garantizar que su liquidación salga bien.
Una vez eliminada la persona de Clonk, dejará de aparecer en los horarios y en los reportes. En caso de que tuviera turnos programados más allá de su fecha de salida de la empresa, estos turnos se trasladan automáticamente a la fila de “turnos pendientes” en el horario de la sucursal a la cual pertenecía. Así podrás visualizar los espacios por cubrir mientras llega la nueva persona a cubrir el cargo vacante.
Toda la información asociada a un empleado que ha sido eliminado, queda archivada en Clonk y podrás solicitarla a través de nuestro equipo de soporte cuando lo necesites.
Actualizado el: 23/02/2024
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