Horario Inteligente
El horario inteligente es una poderosa herramienta que utiliza métricas de tu empresa, los requerimientos de cada una de las sedes y la disponibilidad del personal, para construir la mejor programación de turnos posible por medio de inteligencia artificial.
En lugar de hacer una programación turno por turno, el horario inteligente se encarga de crear un horario semanal personalizado según las variables que necesitas cubrir. Con un solo clic pondrás a tu servicio los modelos de optimización que hemos desarrollado para encontrar la combinación adecuada de turnos de trabajo y personas que se ajustan a tus prioridades.
Con el horario inteligente no solo ahorras tiempo, también tendrás la tranquilidad de que cada punto de venta cuente con la cantidad justa de empleados, que las cargas de trabajo y los descansos se distribuyan equitativamente, y que las programaciones se ajusten a la normatividad laboral en cuanto a los límites máximos de la jornada semanal, las horas extras, y las duraciones de los turnos.
El objetivo del horario inteligente es resolver un problema que involucra muchas variables al mismo tiempo, y que busca encontrar la solución óptima para atender una demanda esperada con los recursos que poseo. Por lo tanto, deberías usar el horario inteligente siempre que quieras mejorar la programación de turnos en tu empresa, haciendo uso de tecnologías que te permitirán gestionar todas las variables que en una programación a mano, sería casi imposible de manejar.
Los días y cantidad de horas que los empleados pueden trabajar en la semana.
Las vacaciones y otras novedades planeadas.
Las habilidades de los empleados o las áreas que están capacitados para atender.
Los descansos o permisos solicitados.
Los compensatorios de ley que se deben dar después de trabajar un domingo.
Secuencias y rotaciones, por ejemplo: después de trabajar un turno de noche asignar dos descansos consecutivos, asignar un fin de semana de descanso completo al mes, secuencias estilo día - día - noche, rotar semanalmente los turnos de cierre en sábados, etc.
Cuando ya determinaste tus niveles de personal requeridos
Si ya tienes establecida una estructura de turnos óptima para los horarios de atención en tu empresa, y además conoces los niveles de personal requerido para dar cubrimiento a esos turnos, el horario inteligente se encargará de crear una programación que distribuya equitativamente las horas de trabajo entre el personal disponible, asignar un día de descanso
Sigue los siguientes pasos para crear tu horario inteligente:
Asigna o revisa que tus empleados tengan en su perfil las zonas que pueden atender de acuerdo con su cargo o habilidades.
Asegúrate de tener creados previamente los turnos favoritos para cada sucursal en tu empresa.
Agrega la disponibilidad o los turnos que pueden atender tus empleados:
- Ve al menú principal de Clonk y entra a la opción Parámetros > Empleados.
- En la lista de los empleados haz clic en el ícono de calendario para editar la disponibilidad de la persona.
- Selecciona los turnos y los días que puede trabajar el empleado. El sistema de manera predeterminada trae seleccionados todos los turnos para todos los días de la semana, podrás hacer clic en las casillas que necesites para eliminar esa disponibilidad.
- Haz clic en Guardar y repite los pasos para cada uno de los empleados.
Configurar la disponibilidad para cada uno de tus empleados, debería ser una tarea que se hace una única vez, aunque es posible que debas modificarla en situaciones como: el empleado cambia de cargo, o empieza a estudiar y su disponibilidad de tiempo para trabajar cambia.
Ingresa los requerimientos de personal para cada zona o área de tu sucursal
- Ve al menú principal de Clonk y selecciona la opción Gestión de horarios > Horarios.
- Selecciona la sucursal y la semana para la que vas a crear el horario.
- Haz clic en el botón de Horario Inteligente y selecciona la opción Requerimientos.
- Selecciona la zona y escribe el número de empleados requeridos para cada turno favorito y cada día. Haz clic en Guardar.
- Repite el paso anterior para cada zona que tengas.
- Haz clic en Crear Horario.
En la imagen podemos ver la distribución de turnos que realiza el horario inteligente de acuerdo con la disponibilidad de los empleados, las zonas y los requerimientos que ingresaste. Los espacios en blanco que deja dentro del horario corresponden los días de descanso, y los turnos en color rojo que quedan en la primera fila, son aquellos que no pudo asignar dentro del horario y quedan pendiente por cubrir.
Configurar tus requerimientos de personal para cada turno favorito, debería ser una tarea que se hace una única vez, aunque es posible que necesites actualizarlas con el tiempo para garantizar que el horario inteligente siga funcionando de acuerdo con las necesidades de tu negocio o con fechas o temporadas especiales.
En lugar de hacer una programación turno por turno, el horario inteligente se encarga de crear un horario semanal personalizado según las variables que necesitas cubrir. Con un solo clic pondrás a tu servicio los modelos de optimización que hemos desarrollado para encontrar la combinación adecuada de turnos de trabajo y personas que se ajustan a tus prioridades.
Con el horario inteligente no solo ahorras tiempo, también tendrás la tranquilidad de que cada punto de venta cuente con la cantidad justa de empleados, que las cargas de trabajo y los descansos se distribuyan equitativamente, y que las programaciones se ajusten a la normatividad laboral en cuanto a los límites máximos de la jornada semanal, las horas extras, y las duraciones de los turnos.
¿Cuándo se debería usar el horario inteligente?
El objetivo del horario inteligente es resolver un problema que involucra muchas variables al mismo tiempo, y que busca encontrar la solución óptima para atender una demanda esperada con los recursos que poseo. Por lo tanto, deberías usar el horario inteligente siempre que quieras mejorar la programación de turnos en tu empresa, haciendo uso de tecnologías que te permitirán gestionar todas las variables que en una programación a mano, sería casi imposible de manejar.
¿Cuáles son los tipos de variables que se pueden gestionar con el horario inteligente?
Los días y cantidad de horas que los empleados pueden trabajar en la semana.
Las vacaciones y otras novedades planeadas.
Las habilidades de los empleados o las áreas que están capacitados para atender.
Los descansos o permisos solicitados.
Los compensatorios de ley que se deben dar después de trabajar un domingo.
Secuencias y rotaciones, por ejemplo: después de trabajar un turno de noche asignar dos descansos consecutivos, asignar un fin de semana de descanso completo al mes, secuencias estilo día - día - noche, rotar semanalmente los turnos de cierre en sábados, etc.
¿Cómo usar el horario inteligente en Clonk?
Cuando ya determinaste tus niveles de personal requeridos
Si ya tienes establecida una estructura de turnos óptima para los horarios de atención en tu empresa, y además conoces los niveles de personal requerido para dar cubrimiento a esos turnos, el horario inteligente se encargará de crear una programación que distribuya equitativamente las horas de trabajo entre el personal disponible, asignar un día de descanso
Sigue los siguientes pasos para crear tu horario inteligente:
Asigna o revisa que tus empleados tengan en su perfil las zonas que pueden atender de acuerdo con su cargo o habilidades.
Asegúrate de tener creados previamente los turnos favoritos para cada sucursal en tu empresa.
Agrega la disponibilidad o los turnos que pueden atender tus empleados:
- Ve al menú principal de Clonk y entra a la opción Parámetros > Empleados.
- En la lista de los empleados haz clic en el ícono de calendario para editar la disponibilidad de la persona.
- Selecciona los turnos y los días que puede trabajar el empleado. El sistema de manera predeterminada trae seleccionados todos los turnos para todos los días de la semana, podrás hacer clic en las casillas que necesites para eliminar esa disponibilidad.
- Haz clic en Guardar y repite los pasos para cada uno de los empleados.
Configurar la disponibilidad para cada uno de tus empleados, debería ser una tarea que se hace una única vez, aunque es posible que debas modificarla en situaciones como: el empleado cambia de cargo, o empieza a estudiar y su disponibilidad de tiempo para trabajar cambia.
Ingresa los requerimientos de personal para cada zona o área de tu sucursal
- Ve al menú principal de Clonk y selecciona la opción Gestión de horarios > Horarios.
- Selecciona la sucursal y la semana para la que vas a crear el horario.
- Haz clic en el botón de Horario Inteligente y selecciona la opción Requerimientos.
- Selecciona la zona y escribe el número de empleados requeridos para cada turno favorito y cada día. Haz clic en Guardar.
- Repite el paso anterior para cada zona que tengas.
- Haz clic en Crear Horario.
En la imagen podemos ver la distribución de turnos que realiza el horario inteligente de acuerdo con la disponibilidad de los empleados, las zonas y los requerimientos que ingresaste. Los espacios en blanco que deja dentro del horario corresponden los días de descanso, y los turnos en color rojo que quedan en la primera fila, son aquellos que no pudo asignar dentro del horario y quedan pendiente por cubrir.
Configurar tus requerimientos de personal para cada turno favorito, debería ser una tarea que se hace una única vez, aunque es posible que necesites actualizarlas con el tiempo para garantizar que el horario inteligente siga funcionando de acuerdo con las necesidades de tu negocio o con fechas o temporadas especiales.
Actualizado el: 20/03/2024
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