6. Reporte de horas de trabajo
El corte de nómina es por lo general un momento estresante, pero con la adecuada gestión del reporte de horas de trabajo en Clonk, el proceso de recolectar la información de tiempos trabajados por los empleados en las diferentes sedes, la revisión y el cálculo de horas extras y recargos, será muchísimo más fácil y rápido.
El reporte de horas es el lugar donde se almacenan las horas que registran tus empleados cuando realizan marcaciones en los puntos de registro configurados.
Para acceder al reporte de horas en Clonk debes:
Ir a la barra del menú principal de Clonk y seleccionar la opción Reportes > Horas de Trabajo.
Seleccionar la sucursal que quieres consultar, si tienes varias a cargo.
Seleccionar un empleado o la opción Todos los empleados.
Escoger las fechas de inicio y fin para el periodo que vas a consultar.
Seleccionar el formato de hora en el que quieres visualizar los tiempos en el reporte: decimales o HH:MM. Por ejemplo, un turno de 7 horas y 50 minutos lo verás como 7,83 si escoges el formato de deciamales, o 7:50 si escoges HH:MM.
El reporte de horas es una de las funcionalidades más importantes para automatizar al máximo la liquidación de novedades para tu nómina. Además te permite visualizar rápidamente la asistencia y puntualidad de las personas, detectar errores con la desviación entre duración de un turno programado y el tiempo que trabajó un empleado realmente, y llevar la cuenta de las horas trabajadas que se acumulan en una semana.
En el reporte se calculan totales de tiempos y se clasifican de manera automática las categorías de las horas trabajadas de acuerdo con:
Los artículos 158 al 175 del código laboral.
El tipo de jornada que acordaste con tus empleados: ordinaria o flexible.
La jornada ordinaria considera que se generan horas extras cuando se trabaja un turno que excede las 7 horas y 50 minutos, mientras que la jornada flexible nos dice que las horas extras se generan cuando en una semana, de lunes a domingo, se trabajen más de 47 horas.
Las configuraciones que escogieron en tu empresa cuando empezaron a usar Clonk:
- Si los empleados deben realizar marcaciones en el break o el sistema lo debe descontar automáticamente dependiendo del turno programado.
- Si activaron o no la aproximación de entradas tempranas para descontar el tiempo cuando se hacen marcaciones antes de la hora de inicio del turno.
- Si activaron o no el redondeo de tiempos a 10, 15 o 30 minutos, al numero más cercano, al mayor o al menor. Por ejemplo, si tienes activo el redondeo de 15 minutos al número más cercano, un turno trabajado de 7 horas y 50 minutos se contará como de 7 horas y 45 minutos ( 7,75 o 7:45 en el reporte).
Para garantizar que los cálculos en el reporte de horas sean correctos, es fundamental que revises continuamente tu reporte de horas. Puede ser que día a día entres a verificar alertas o errores, o puedes usar el filtro en el reporte para facilitar el proceso:
Cuando en la columna de observaciones aparece un triángulo rojo, quiere decir que hay marcaciones incompletas, o que se registró en el horario una novedad en un día que también registra marcaciones, por lo tanto debes hacer el cambio:
Marcaciones incompletas:
En Clonk las marcaciones para el cálculo del tiempo trabajado se asocian en pares, es decir, si hay una marcación de entrada, siempre deberá haber una de salida para que el cálculo quede bien hecho. Nunca deben haber 1, 3, o 5 marcaciones.
Para comprobar los registros que un empleado realizó en un día, debes hacer clic en el ícono del lápiz y encontrarás la lista de marcaciones. Entra y completa las marcaciones que faltan:
Escribe en las casillas la hora, minutos y escoge entre AM o PM.
Haz clic en OK para agregar la marcación a la lista.
Haz clic en Recalcular para que el sistema borre la alerta y haga los cálculos en el reporte.
Posibilidad de marcaciones incompletas cuando sale + 1 en la columna de turno:
Cuando un empleado olvida hacer alguna de sus marcaciones, ya sea al inicio del turno, al final o en el break, el principio de asociación por pares se rompe, por lo tanto, puede pasar que la última marcación que se hizo en un día, se empareje con la primera del día siguiente. Si esto pasa, Clonk mostrará (+ 1) en la columna de turno asumiendo que se trata de un turno que terminó al día siguiente.
Si ves este símbolo (+ 1) en el reporte de horas, y el turno programado no corresponde a las marcaciones, revisa además la columna del Total que mide el tiempo trabajado para cada turno, si el valor es muy alto, debe faltar una marcación.
En este ejemplo vemos que la persona tenía un turno programado de 7:00am a 4:00pm. En la fila de turno trabajado aparece el + 1, mostrando como si hubiera terminado el turno a las 5:00am del día siguiente; adicional en la columna del Total sale una duración de 22:06 horas, lo que nos indica que sí hay un error. Cuando entramos a editar las marcaciones vemos que falta la salida de ese día, y que la marcación de las 5:00am corresponde a la entrada el día siguiente. Al completar las marcaciones el registro de las 5:00am se pasa automáticamente para el otro día y el cálculo en el reporte se actualiza.
Recomendación: A medida que vas revisando y/o completando marcaciones, puedes ir cerrando los turnos también.
¿Qué es el reporte de horas de trabajo?
El reporte de horas es el lugar donde se almacenan las horas que registran tus empleados cuando realizan marcaciones en los puntos de registro configurados.
Para acceder al reporte de horas en Clonk debes:
Ir a la barra del menú principal de Clonk y seleccionar la opción Reportes > Horas de Trabajo.
Seleccionar la sucursal que quieres consultar, si tienes varias a cargo.
Seleccionar un empleado o la opción Todos los empleados.
Escoger las fechas de inicio y fin para el periodo que vas a consultar.
Seleccionar el formato de hora en el que quieres visualizar los tiempos en el reporte: decimales o HH:MM. Por ejemplo, un turno de 7 horas y 50 minutos lo verás como 7,83 si escoges el formato de deciamales, o 7:50 si escoges HH:MM.
¿Cómo revisar, editar y completar tu reporte de horas?
El reporte de horas es una de las funcionalidades más importantes para automatizar al máximo la liquidación de novedades para tu nómina. Además te permite visualizar rápidamente la asistencia y puntualidad de las personas, detectar errores con la desviación entre duración de un turno programado y el tiempo que trabajó un empleado realmente, y llevar la cuenta de las horas trabajadas que se acumulan en una semana.
En el reporte se calculan totales de tiempos y se clasifican de manera automática las categorías de las horas trabajadas de acuerdo con:
Los artículos 158 al 175 del código laboral.
El tipo de jornada que acordaste con tus empleados: ordinaria o flexible.
La jornada ordinaria considera que se generan horas extras cuando se trabaja un turno que excede las 7 horas y 50 minutos, mientras que la jornada flexible nos dice que las horas extras se generan cuando en una semana, de lunes a domingo, se trabajen más de 47 horas.
Las configuraciones que escogieron en tu empresa cuando empezaron a usar Clonk:
- Si los empleados deben realizar marcaciones en el break o el sistema lo debe descontar automáticamente dependiendo del turno programado.
- Si activaron o no la aproximación de entradas tempranas para descontar el tiempo cuando se hacen marcaciones antes de la hora de inicio del turno.
- Si activaron o no el redondeo de tiempos a 10, 15 o 30 minutos, al numero más cercano, al mayor o al menor. Por ejemplo, si tienes activo el redondeo de 15 minutos al número más cercano, un turno trabajado de 7 horas y 50 minutos se contará como de 7 horas y 45 minutos ( 7,75 o 7:45 en el reporte).
Convenciones de las columnas en el reporte:
Para garantizar que los cálculos en el reporte de horas sean correctos, es fundamental que revises continuamente tu reporte de horas. Puede ser que día a día entres a verificar alertas o errores, o puedes usar el filtro en el reporte para facilitar el proceso:
Errores que debes corregir
Cuando en la columna de observaciones aparece un triángulo rojo, quiere decir que hay marcaciones incompletas, o que se registró en el horario una novedad en un día que también registra marcaciones, por lo tanto debes hacer el cambio:
Marcaciones incompletas:
En Clonk las marcaciones para el cálculo del tiempo trabajado se asocian en pares, es decir, si hay una marcación de entrada, siempre deberá haber una de salida para que el cálculo quede bien hecho. Nunca deben haber 1, 3, o 5 marcaciones.
Para comprobar los registros que un empleado realizó en un día, debes hacer clic en el ícono del lápiz y encontrarás la lista de marcaciones. Entra y completa las marcaciones que faltan:
Escribe en las casillas la hora, minutos y escoge entre AM o PM.
Haz clic en OK para agregar la marcación a la lista.
Haz clic en Recalcular para que el sistema borre la alerta y haga los cálculos en el reporte.
Posibilidad de marcaciones incompletas cuando sale + 1 en la columna de turno:
Cuando un empleado olvida hacer alguna de sus marcaciones, ya sea al inicio del turno, al final o en el break, el principio de asociación por pares se rompe, por lo tanto, puede pasar que la última marcación que se hizo en un día, se empareje con la primera del día siguiente. Si esto pasa, Clonk mostrará (+ 1) en la columna de turno asumiendo que se trata de un turno que terminó al día siguiente.
Si ves este símbolo (+ 1) en el reporte de horas, y el turno programado no corresponde a las marcaciones, revisa además la columna del Total que mide el tiempo trabajado para cada turno, si el valor es muy alto, debe faltar una marcación.
En este ejemplo vemos que la persona tenía un turno programado de 7:00am a 4:00pm. En la fila de turno trabajado aparece el + 1, mostrando como si hubiera terminado el turno a las 5:00am del día siguiente; adicional en la columna del Total sale una duración de 22:06 horas, lo que nos indica que sí hay un error. Cuando entramos a editar las marcaciones vemos que falta la salida de ese día, y que la marcación de las 5:00am corresponde a la entrada el día siguiente. Al completar las marcaciones el registro de las 5:00am se pasa automáticamente para el otro día y el cálculo en el reporte se actualiza.
Recomendación: A medida que vas revisando y/o completando marcaciones, puedes ir cerrando los turnos también.
Actualizado el: 11/03/2024
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