Configuraciones de la cuenta
Si eres la persona que ha liderado el proceso de prueba o la implementación de Clonk en tu empresa, seguramente tienes asignado un usuario tipo “Propietario de cuenta”.
Este artículo es para ti, porque solo el perfil de propietario de cuenta tiene los permisos para gestionar lo que llamamos “configuraciones de la cuenta”. Estas configuraciones corresponden a una serie de normas o políticas propias de cada empresa, que se replican en Clonk para que ciertos cálculos, alertas y reportes se adapten a su operación.
Para ingresar a las configuraciones de la cuenta, ve a la barra del menú de Clonk, haz clic donde está tu nombre y selecciona la opción Configuraciones:
Las dos primeras opciones permiten modificar tu información personal y cambiar tu contraseña de acceso a Clonk. Ambas opciones están disponibles para cualquier tipo de usuario sin importar sus permisos. Las siguientes 3 opciones: Horarios, Marcaciones, y Turnos y Asistencia, solo podrán ser gestionadas por el propietario de cuenta:
Definir la duración del turno más largo que tienen en la empresa: Permite que se generen alertas dentro del horario cuando se le programa a alguien un turno que supera esta duración. La alerta ayuda a la persona que hace los horarios a prevenir errores.
Establecer la jornada diaria máxima en horas: Antes de entrar en vigencia la ley de reducción de jornada laboral en Colombia, estaba claro que la jornada máxima era de 8 horas diarias y 48 horas semanales. En este momento y hasta el 2026 que la jornada semanal se fije en 42 horas y la diaria en 7 horas, no se encuentra un valor específico en el código de trabajo para la nueva duración de la jornada diaria, es por esto que agregamos en Clonk esta opción. Tenemos clientes que decidieron seguir con la jornada de 8 horas durante 5 días de la semana, y un día de 7 horas, también hay empresas que decidieron establecer su jornada diaria de 7 horas y 50 minutos o 7.833 horas, en esta casilla puedes definir el valor que establecieron.
Publicación de turnos: Al activar esta opción permitirás que los encargados de programar los horarios, publiquen o envíen los turnos asignados a los empleados. El envío se puede hacer a través de alguno de estos tres canales:
- Email: Debes asegurarte de que las personas tengan registrado la dirección de correo electrónico en su perfil de empleados en Clonk para poder publicarles los turnos por este medio.
- Telegram: Las personas deben descargar en su teléfono la aplicación de Telegram, crear una cuenta y asignar un nombre de usuario en los ajustes. Este nombre de usuario debe registrarse en el perfil de cada empleado en Clonk para poder enviarles los horarios.
- Whatsapp: Las personas deben tener registrado su número celular en el perfil de empleado para poder enviarles sus horarios por este canal.
La publicación de horarios por medio de correo o Telegram está incluida en la suscripción a los planes Pro y Premium. La publicación de horarios por whatsapp está disponible solamente para las empresas suscritas al plan Premium.
Duplicar Horario: Al activar esta función, los encargados de programar horarios podrán copiar la programación que hicieron para una semana, y duplicarla para la semana siguiente o seleccionar la semana para la que necesitan duplicarla.
Horario Inteligente: Activando esta función permites que las personas que programan horarios puedan hacerlo a través de nuestros modelos de optimización, a los que llamamos horarios inteligentes. Para crear un horario inteligente se deben configurar unas variables adicionales que van a permitir la asignación automática de turnos a los empleados: los turnos favoritos, la disponibilidad de las personas y los requerimientos de cobertura para cada turno en la semana.
Geolocalización: Esta función es útil para el personal que trabaja en movimiento, los que no tienen una sede fija o no cuentan con un dispositivo fijo en el lugar de trabajo donde puedan acceder al punto de registro de Clonk. Estas personas podrán registrar la asistencia desde su teléfono celular. La geolocalización se activa para que el sistema valide que se encuentre en el lugar donde les corresponde trabajar.
Marcar breaks: Si se desea hacer seguimiento al tiempo de descanso que puede haber en un turno de trabajo, se debe dejar activa esta función y pedirle al empleado que realice las marcaciones adicionales a la salida y regreso de su break. De esta manera podemos validar que la persona efectivamente salió a tomar su descanso, que está tomándose el tiempo que debería y que regresó a tiempo.
El tiempo contabilizado entre la salida al break y el regreso, se descuenta automáticamente del total del tiempo trabajado y lo puedes encontrar en el reporte de horas como DNR: descanso no remunerado.
Si no es necesario hacer el seguimiento al tiempo de descanso, se puede dejar desactivada esta función. El sistema descontará automáticamente el tiempo de descanso que encuentre en el turno asignado en el horario.
Aproximar entradas tempranas: Debes activar esta opción cuando quieres que el sistema no tenga en cuenta el tiempo que una persona registra antes de la hora de inicio de su turno. Por ejemplo, si alguien tiene programado un turno de trabajo a las 8:00am y realiza la marcación de entrada a las 7:45am, Clonk va a empezar a contar el tiempo trabajado a partir de las 8:00am.
Tiempo mínimo entre marcaciones: El objetivo de esta función es evitar que se dupliquen marcaciones, cuando por alguna razón un empleado realiza dos registros de manera seguida. Para esto se selecciona una de las opciones: 1 minuto, 5 , 10 o 15 minutos, dándole la instrucción al sistema de que si ya se hizo una marcación, no tenga en cuenta otras marcaciones que se hagan justo después durante el intervalo de tiempo seleccionado.
Aprobación de tiempo extra: Esta función ofrece un nivel adicional de revisión al proceso de liquidar horas extras en Clonk.
Cuando se activa la aprobación de tiempo extra, el sistema crea un reporte adicional de Aprobación de tiempos, en el que se agrupan los casos donde se están generando horas extras en una quincena o en el periodo que se seleccione, para que alguien apruebe o rechace.
Normalmente quien aprueba o rechaza son los jefes de zona, gerentes de distrito, o de operaciones, que tienen perfil de usuario de administrador del sistema, y que van a revisar lo que sus administradores o supervisores a cargo informan en el reporte de horas de cada sucursal.
Además de activar la opción de aprobación de tiempo extra, se deben crear unos motivos de tiempo extra en la configuraciones de la empresa, y establecer un mínimo de tiempo en minutos, para el cual se hace necesaria la aprobación. Si por ejemplo se escogen 15 minutos, quiere decir que todos lo turnos que reporten tiempo extra menor de 15 minutos quedarán aprobados automáticamente, si está por encima de ese valor, entra al proceso de aprobación que estamos describiendo.
Redondeo de tiempos: De manera predeterminada, Clonk hace los cálculos de tiempos trabajados y horas extras al minuto exacto que se registró en el sistema, pero es muy común que en las empresas se realicen redondeos de tiempo para facilitar estos procesos en nómina.
Al activar esta función de redondeo de tiempos, podrás configurar estas normas: primero selecciona el intervalo al cual quieres redondear, puede ser 10, 15 o 30 minutos, luego selecciona si quieres redondear hacia arriba o al mayor, hacia abajo o al menor, o hacia el número más cercano.
Te explicamos con un ejemplo: supongamos que alguien trabajó 8 horas y 18 minutos en su turno de trabajo, y se ha seleccionado redondeo a 15 minutos al valor más cercano. Esto quiere decir que el valor que nos mostrará el sistema en el reporte de horas de trabajo será de 8 horas y 15 minutos.
Luego de tener listas las configuraciones de tu cuenta, podrás continuar con las configuraciones de tu empresa: las sedes o sucursales, las áreas o zonas, y los empleados, entre otros.
Este artículo es para ti, porque solo el perfil de propietario de cuenta tiene los permisos para gestionar lo que llamamos “configuraciones de la cuenta”. Estas configuraciones corresponden a una serie de normas o políticas propias de cada empresa, que se replican en Clonk para que ciertos cálculos, alertas y reportes se adapten a su operación.
Para ingresar a las configuraciones de la cuenta, ve a la barra del menú de Clonk, haz clic donde está tu nombre y selecciona la opción Configuraciones:
Las dos primeras opciones permiten modificar tu información personal y cambiar tu contraseña de acceso a Clonk. Ambas opciones están disponibles para cualquier tipo de usuario sin importar sus permisos. Las siguientes 3 opciones: Horarios, Marcaciones, y Turnos y Asistencia, solo podrán ser gestionadas por el propietario de cuenta:
1. Configuraciones de Horarios
Definir la duración del turno más largo que tienen en la empresa: Permite que se generen alertas dentro del horario cuando se le programa a alguien un turno que supera esta duración. La alerta ayuda a la persona que hace los horarios a prevenir errores.
Establecer la jornada diaria máxima en horas: Antes de entrar en vigencia la ley de reducción de jornada laboral en Colombia, estaba claro que la jornada máxima era de 8 horas diarias y 48 horas semanales. En este momento y hasta el 2026 que la jornada semanal se fije en 42 horas y la diaria en 7 horas, no se encuentra un valor específico en el código de trabajo para la nueva duración de la jornada diaria, es por esto que agregamos en Clonk esta opción. Tenemos clientes que decidieron seguir con la jornada de 8 horas durante 5 días de la semana, y un día de 7 horas, también hay empresas que decidieron establecer su jornada diaria de 7 horas y 50 minutos o 7.833 horas, en esta casilla puedes definir el valor que establecieron.
Publicación de turnos: Al activar esta opción permitirás que los encargados de programar los horarios, publiquen o envíen los turnos asignados a los empleados. El envío se puede hacer a través de alguno de estos tres canales:
- Email: Debes asegurarte de que las personas tengan registrado la dirección de correo electrónico en su perfil de empleados en Clonk para poder publicarles los turnos por este medio.
- Telegram: Las personas deben descargar en su teléfono la aplicación de Telegram, crear una cuenta y asignar un nombre de usuario en los ajustes. Este nombre de usuario debe registrarse en el perfil de cada empleado en Clonk para poder enviarles los horarios.
- Whatsapp: Las personas deben tener registrado su número celular en el perfil de empleado para poder enviarles sus horarios por este canal.
La publicación de horarios por medio de correo o Telegram está incluida en la suscripción a los planes Pro y Premium. La publicación de horarios por whatsapp está disponible solamente para las empresas suscritas al plan Premium.
Duplicar Horario: Al activar esta función, los encargados de programar horarios podrán copiar la programación que hicieron para una semana, y duplicarla para la semana siguiente o seleccionar la semana para la que necesitan duplicarla.
Horario Inteligente: Activando esta función permites que las personas que programan horarios puedan hacerlo a través de nuestros modelos de optimización, a los que llamamos horarios inteligentes. Para crear un horario inteligente se deben configurar unas variables adicionales que van a permitir la asignación automática de turnos a los empleados: los turnos favoritos, la disponibilidad de las personas y los requerimientos de cobertura para cada turno en la semana.
2. Configuraciones de Marcaciones
Geolocalización: Esta función es útil para el personal que trabaja en movimiento, los que no tienen una sede fija o no cuentan con un dispositivo fijo en el lugar de trabajo donde puedan acceder al punto de registro de Clonk. Estas personas podrán registrar la asistencia desde su teléfono celular. La geolocalización se activa para que el sistema valide que se encuentre en el lugar donde les corresponde trabajar.
Marcar breaks: Si se desea hacer seguimiento al tiempo de descanso que puede haber en un turno de trabajo, se debe dejar activa esta función y pedirle al empleado que realice las marcaciones adicionales a la salida y regreso de su break. De esta manera podemos validar que la persona efectivamente salió a tomar su descanso, que está tomándose el tiempo que debería y que regresó a tiempo.
El tiempo contabilizado entre la salida al break y el regreso, se descuenta automáticamente del total del tiempo trabajado y lo puedes encontrar en el reporte de horas como DNR: descanso no remunerado.
Si no es necesario hacer el seguimiento al tiempo de descanso, se puede dejar desactivada esta función. El sistema descontará automáticamente el tiempo de descanso que encuentre en el turno asignado en el horario.
Aproximar entradas tempranas: Debes activar esta opción cuando quieres que el sistema no tenga en cuenta el tiempo que una persona registra antes de la hora de inicio de su turno. Por ejemplo, si alguien tiene programado un turno de trabajo a las 8:00am y realiza la marcación de entrada a las 7:45am, Clonk va a empezar a contar el tiempo trabajado a partir de las 8:00am.
Tiempo mínimo entre marcaciones: El objetivo de esta función es evitar que se dupliquen marcaciones, cuando por alguna razón un empleado realiza dos registros de manera seguida. Para esto se selecciona una de las opciones: 1 minuto, 5 , 10 o 15 minutos, dándole la instrucción al sistema de que si ya se hizo una marcación, no tenga en cuenta otras marcaciones que se hagan justo después durante el intervalo de tiempo seleccionado.
3. Configuraciones de tiempos y asistencia
Aprobación de tiempo extra: Esta función ofrece un nivel adicional de revisión al proceso de liquidar horas extras en Clonk.
Cuando se activa la aprobación de tiempo extra, el sistema crea un reporte adicional de Aprobación de tiempos, en el que se agrupan los casos donde se están generando horas extras en una quincena o en el periodo que se seleccione, para que alguien apruebe o rechace.
Normalmente quien aprueba o rechaza son los jefes de zona, gerentes de distrito, o de operaciones, que tienen perfil de usuario de administrador del sistema, y que van a revisar lo que sus administradores o supervisores a cargo informan en el reporte de horas de cada sucursal.
Además de activar la opción de aprobación de tiempo extra, se deben crear unos motivos de tiempo extra en la configuraciones de la empresa, y establecer un mínimo de tiempo en minutos, para el cual se hace necesaria la aprobación. Si por ejemplo se escogen 15 minutos, quiere decir que todos lo turnos que reporten tiempo extra menor de 15 minutos quedarán aprobados automáticamente, si está por encima de ese valor, entra al proceso de aprobación que estamos describiendo.
Redondeo de tiempos: De manera predeterminada, Clonk hace los cálculos de tiempos trabajados y horas extras al minuto exacto que se registró en el sistema, pero es muy común que en las empresas se realicen redondeos de tiempo para facilitar estos procesos en nómina.
Al activar esta función de redondeo de tiempos, podrás configurar estas normas: primero selecciona el intervalo al cual quieres redondear, puede ser 10, 15 o 30 minutos, luego selecciona si quieres redondear hacia arriba o al mayor, hacia abajo o al menor, o hacia el número más cercano.
Te explicamos con un ejemplo: supongamos que alguien trabajó 8 horas y 18 minutos en su turno de trabajo, y se ha seleccionado redondeo a 15 minutos al valor más cercano. Esto quiere decir que el valor que nos mostrará el sistema en el reporte de horas de trabajo será de 8 horas y 15 minutos.
Luego de tener listas las configuraciones de tu cuenta, podrás continuar con las configuraciones de tu empresa: las sedes o sucursales, las áreas o zonas, y los empleados, entre otros.
Actualizado el: 05/04/2024
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