Publicación de turnos y descarga del horario
Cuando terminas de hacer la programación de un horario para tu sede, el siguiente paso es contarles a tus empleados cómo les quedaron sus turnos. La publicación de turnos en Clonk es la forma como puedes enviarles sus horarios de trabajo, e incluso solicitarles que te respondan con un mensaje de confirmación usando nuestro Bot de Telegram o Whatsapp.
Para empezar a usar la función de publicación de turnos, debes ir primero al menú de configuraciones de la cuenta para activarla:
Ve a la barra del menú de Clonk, has clic donde está tu nombre y selecciona la opción Configuraciones.
Haz clic sobre la pestaña de Horarios.
Activa la opción de publicación de turnos y selecciona una opción entre correo, Telegram o Whastapp.
Haz clic en el botón "Guardar".
Solamente los tipos de usuarios propietario de cuenta y administrador del sistema, cuentan con los permisos necesarios dentro de Clonk para activar la función de publicación de turnos y seleccionar el canal por donde se realizará el envío.
Cada uno de estos canales para el envío de la programación de turnos, necesita de unas configuraciones adicionales para que pueda funcionar correctamente:
Este servicio está incluido en todos los planes o tipos de suscripción en Clonk. Solo necesitas agregar la dirección de correo electrónico de cada uno de tus empleados, entrando a editar su perfil en el menú de configuraciones de la empresa: Parámetros > Empleados:
Cuando publicas los turnos a través de correo, no es posible que el empleado envié un mensaje de vuelta para confirmarlos.
Esta opción también está disponible para todos los planes en Clonk, y permite la opción al empleado de confirmar los turnos recibidos.
En este caso es necesario que el empleado descargue la aplicación de Telegram, cree una cuenta y asigne un nombre de usuario en el menú editar ajustes de la app.
Este nombre de usuario debe ser agregado al perfil de cada uno de tus empleados en Clonk, editando su perfil en el menú de configuraciones de la empresa, de la misma manera en que agregas un correo electrónico.
Debido a las configuraciones de privacidad de Telegram, es necesario que el empleado sea el primero quien inicie la conversación con nuestro Bot, para poder habilitar el servicio de publicación de turnos a través de este canal. Búscanos en el chat de Telegram como @ClonkBot y haz clic en el botón "iniciar", saldrá un mensje confirmando que tu perfil se configuró correctamente.
En este caso la persona debe tener descargada la aplicación de Whatsapp, y además tener registrado su número de celular en el perfil del empleado en Clonk.
No es necesario asignar un nombre de usuario o registrarlo en Clonk, solo con el número de teléfono es suficiente. Tampoco es necesario que el empleado inicie la conversación, ya que Whatsapp permite que sea el Bot quien empiece las conversaciones con los usuarios.
La función de publicar turnos a través de Whatsapp solo está incluida en los planes Premium o Corporativo.
La publicación de turnos se puede hacer por día, por semana o por mes, dependiendo de la vista del horario que escojas o de la periodicidad con la que acostumbres comunicar a tus empleados sus horarios. Lo más importante siempre será que lo hagas con la debida anticipación, para que las personas puedan planear mejor sus actividades, se mejore la puntualidad y se reduzca el ausentismo en tu sede.
Una vez que terminaste de programar los turnos que necesitabas, haz clic en el botón "Publicar" que encuentras en la esquina superior derecha de la pantalla de horarios. Cuando haces clic en publicar, verás que el color de los turnos pasa de blanco a verde claro, mostrando que efectivamente fueron enviados a los empleados, y pasan a un estado "publicado".
El empleado recibirá a través del canal seleccionado, todos los turnos que se publicaron, y podrá confirmarlos si los recibe por Telegram o Whastapp.
Recuerda que la publicación de turnos por Whatstapp está disponible para los planes Premium o Corporativo.
Puedes revisar en el horario los turnos que tus empleados van confirmado, haciendo clic en el botón de "recargar horario". Los turnos que han sido confirmados, cambian a un color verde oscuro y su estado pasa a "confirmado".
Si deseas descargar tu horario en un formato para imprimir, puedes hacerlo en PDF desde la vista "semana por empleado". Las demás vistas del horario que tenemos disponibles, como la mensual o la diaria, permiten la descarga en un archivo de Excel.
Para hacer la descarga, ve al final del cuadro del horario y haz clic en el ícono de PDF o en el de Excel, dependiendo del formato que quieras descargar.
Para empezar a usar la función de publicación de turnos, debes ir primero al menú de configuraciones de la cuenta para activarla:
Ve a la barra del menú de Clonk, has clic donde está tu nombre y selecciona la opción Configuraciones.
Haz clic sobre la pestaña de Horarios.
Activa la opción de publicación de turnos y selecciona una opción entre correo, Telegram o Whastapp.
Haz clic en el botón "Guardar".
Solamente los tipos de usuarios propietario de cuenta y administrador del sistema, cuentan con los permisos necesarios dentro de Clonk para activar la función de publicación de turnos y seleccionar el canal por donde se realizará el envío.
Cada uno de estos canales para el envío de la programación de turnos, necesita de unas configuraciones adicionales para que pueda funcionar correctamente:
1. Correo electrónico:
Este servicio está incluido en todos los planes o tipos de suscripción en Clonk. Solo necesitas agregar la dirección de correo electrónico de cada uno de tus empleados, entrando a editar su perfil en el menú de configuraciones de la empresa: Parámetros > Empleados:
Cuando publicas los turnos a través de correo, no es posible que el empleado envié un mensaje de vuelta para confirmarlos.
2. Telegram:
Esta opción también está disponible para todos los planes en Clonk, y permite la opción al empleado de confirmar los turnos recibidos.
En este caso es necesario que el empleado descargue la aplicación de Telegram, cree una cuenta y asigne un nombre de usuario en el menú editar ajustes de la app.
Este nombre de usuario debe ser agregado al perfil de cada uno de tus empleados en Clonk, editando su perfil en el menú de configuraciones de la empresa, de la misma manera en que agregas un correo electrónico.
Debido a las configuraciones de privacidad de Telegram, es necesario que el empleado sea el primero quien inicie la conversación con nuestro Bot, para poder habilitar el servicio de publicación de turnos a través de este canal. Búscanos en el chat de Telegram como @ClonkBot y haz clic en el botón "iniciar", saldrá un mensje confirmando que tu perfil se configuró correctamente.
3. Whatsapp:
En este caso la persona debe tener descargada la aplicación de Whatsapp, y además tener registrado su número de celular en el perfil del empleado en Clonk.
No es necesario asignar un nombre de usuario o registrarlo en Clonk, solo con el número de teléfono es suficiente. Tampoco es necesario que el empleado inicie la conversación, ya que Whatsapp permite que sea el Bot quien empiece las conversaciones con los usuarios.
La función de publicar turnos a través de Whatsapp solo está incluida en los planes Premium o Corporativo.
¿Cómo se publican los turnos?
La publicación de turnos se puede hacer por día, por semana o por mes, dependiendo de la vista del horario que escojas o de la periodicidad con la que acostumbres comunicar a tus empleados sus horarios. Lo más importante siempre será que lo hagas con la debida anticipación, para que las personas puedan planear mejor sus actividades, se mejore la puntualidad y se reduzca el ausentismo en tu sede.
Una vez que terminaste de programar los turnos que necesitabas, haz clic en el botón "Publicar" que encuentras en la esquina superior derecha de la pantalla de horarios. Cuando haces clic en publicar, verás que el color de los turnos pasa de blanco a verde claro, mostrando que efectivamente fueron enviados a los empleados, y pasan a un estado "publicado".
El empleado recibirá a través del canal seleccionado, todos los turnos que se publicaron, y podrá confirmarlos si los recibe por Telegram o Whastapp.
Publicación por correo:
Publicación por Telegram:
Publicación por Whatsapp:
Recuerda que la publicación de turnos por Whatstapp está disponible para los planes Premium o Corporativo.
Confirmación de turnos:
Puedes revisar en el horario los turnos que tus empleados van confirmado, haciendo clic en el botón de "recargar horario". Los turnos que han sido confirmados, cambian a un color verde oscuro y su estado pasa a "confirmado".
Descargar el horario para imprimir
Si deseas descargar tu horario en un formato para imprimir, puedes hacerlo en PDF desde la vista "semana por empleado". Las demás vistas del horario que tenemos disponibles, como la mensual o la diaria, permiten la descarga en un archivo de Excel.
Para hacer la descarga, ve al final del cuadro del horario y haz clic en el ícono de PDF o en el de Excel, dependiendo del formato que quieras descargar.
Actualizado el: 06/03/2024
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