Estrategia para una programación óptima de horarios
Si eres dueño, gerente o administrador de un negocio donde se trabaja durante todos los días de la semana, y en horarios extensos, seguramente una de las tantas actividades que tienes a cargo, es la programación de los horarios de trabajo para tus empleados.
Programar turnos de trabajo, así como otras actividades de la operación de una empresa, se puede considerar como un problema de Oferta Vs Demanda. La oferta en este caso son nuestros empleados y la demanda corresponden a las ventas proyectadas o el número de personas que se espera atender durante un periodo de tiempo.
Una programación óptima debería entonces, tratar de hacer coincidir la oferta con la demanda, pero vamos a ver que hay otras variables involucradas que afectan directamente la programación, el compromiso de los empleados, y la rentabilidad del negocio.
La demanda esperada.
El presupuesto de mano de obra.
Las vacaciones y otro tipo de ausencias planeadas de los empleados.
El nivel de capacitación de las personas.
Las preferencias en los turnos o los permisos que necesitan.
La normatividad laboral.
La distribución de cargas / horas de trabajo.
El horario y los días de apertura del negocio.
El diseño y traslapo de turnos.
Programar un horario de trabajo para tu negocio, debería incluir todas las variables que mencionamos, pero ¿cómo se puede hacer esto de manera que el cuadro de turnos que estás creando las incluya sin perder la cabeza?
Sabemos que cada tipo de industria tiene sus particularidades y desafíos, así que seguramente ya conoces algunas reglas o técnicas para programar turnos en la tuya. Sin embargo, hay algunas consideraciones que son generales para cualquier programación de turnos en cualquier industria:
Analiza los datos históricos de tus ventas para estimar la demanda, o si apenas estas empezando con tu negocio, habla con tus vecinos, busca estudios, tendencias o información en los medios que te ayuden a tener una idea del tráfico que tiene el sector.
Ten en cuenta el nivel de capacitación y la disponibilidad de tus empleados para atender ciertas actividades, o ciertas horas del día, días de la semana, o temporadas del año donde se espera una mayor demanda.
Habla con tus empleados para conocer sus preferencias, cuáles son los turnos que más les gustan y cuáles no, y porqué. Adicional pregúntales si tienen alguna necesidad puntual, un permiso, o qué día quisieran descansar. Sabemos que nunca será posible cumplir con el 100% de sus solicitudes, pero tratar de hacerlo en la medida de lo posible, incrementará enormemente su motivación y compromiso.
Revisa tu diseño de turnos con frecuencia, las condiciones pueden haber cambiado con el tiempo y puede que la distribución actual de los turnos a lo largo del día, ya no sea la ideal. Para esto también sirve bastante hablar con tus empleados, ellos son los que están de cara al negocio todo el tiempo.
Busca el equilibrio entre tu presupuesto, la cobertura que necesitas, y la cantidad de horas que le programas a cada persona. Asesórate con abogados o especialistas en gestión humana sobre la normatividad, los tipos de jornadas laborales, las jornadas máximas legales, las horas extras, los recargos, y los descansos compensatorios cuando tus empleados trabajan los domingos.
No importa qué tan bien te haya quedado la programación de tu cuadro de turnos, es muy probable que necesites hacer ajustes en el camino.
Las novedades e imprevistos son algo que tienen en común todos los tipos de empresas, por esto te recomendamos implementar un sistema que te permita moverte rápidamente cuando tengas que hacer un cambio.
Puede ser algo sencillo como tener una lista de las personas que están descansando cada día en cada sede, tener un cargo de supernumerario, o una canal de comunicación donde los mismos empleados puedan ofrecerse para cambiar turnos o cubrir vacantes. Así podrás encontrar de manera más fácil a la persona que pueda cubrir la novedad o ausencia de un compañero.
Por último, recuerda comunicar con anticipación la programación de turnos a tus empleados, no lo dejes para última hora.
Que tus empleados conozcan con anticipación la programación de turnos asignada, no solo reduce el ausentismo y mejora la puntualidad, también incrementa su compromiso y motivación, al brindarles la posibilidad de que puedan planear mejor sus temas personales y familiares.
Programar turnos de trabajo, así como otras actividades de la operación de una empresa, se puede considerar como un problema de Oferta Vs Demanda. La oferta en este caso son nuestros empleados y la demanda corresponden a las ventas proyectadas o el número de personas que se espera atender durante un periodo de tiempo.
Una programación óptima debería entonces, tratar de hacer coincidir la oferta con la demanda, pero vamos a ver que hay otras variables involucradas que afectan directamente la programación, el compromiso de los empleados, y la rentabilidad del negocio.
¿Cuáles son las variables que debes tener en cuenta al hacer una programación de turnos?
La demanda esperada.
El presupuesto de mano de obra.
Las vacaciones y otro tipo de ausencias planeadas de los empleados.
El nivel de capacitación de las personas.
Las preferencias en los turnos o los permisos que necesitan.
La normatividad laboral.
La distribución de cargas / horas de trabajo.
El horario y los días de apertura del negocio.
El diseño y traslapo de turnos.
¿Por dónde deberías empezar a hacer una programación?
Programar un horario de trabajo para tu negocio, debería incluir todas las variables que mencionamos, pero ¿cómo se puede hacer esto de manera que el cuadro de turnos que estás creando las incluya sin perder la cabeza?
Sabemos que cada tipo de industria tiene sus particularidades y desafíos, así que seguramente ya conoces algunas reglas o técnicas para programar turnos en la tuya. Sin embargo, hay algunas consideraciones que son generales para cualquier programación de turnos en cualquier industria:
Analiza los datos históricos de tus ventas para estimar la demanda, o si apenas estas empezando con tu negocio, habla con tus vecinos, busca estudios, tendencias o información en los medios que te ayuden a tener una idea del tráfico que tiene el sector.
Ten en cuenta el nivel de capacitación y la disponibilidad de tus empleados para atender ciertas actividades, o ciertas horas del día, días de la semana, o temporadas del año donde se espera una mayor demanda.
Habla con tus empleados para conocer sus preferencias, cuáles son los turnos que más les gustan y cuáles no, y porqué. Adicional pregúntales si tienen alguna necesidad puntual, un permiso, o qué día quisieran descansar. Sabemos que nunca será posible cumplir con el 100% de sus solicitudes, pero tratar de hacerlo en la medida de lo posible, incrementará enormemente su motivación y compromiso.
Revisa tu diseño de turnos con frecuencia, las condiciones pueden haber cambiado con el tiempo y puede que la distribución actual de los turnos a lo largo del día, ya no sea la ideal. Para esto también sirve bastante hablar con tus empleados, ellos son los que están de cara al negocio todo el tiempo.
Busca el equilibrio entre tu presupuesto, la cobertura que necesitas, y la cantidad de horas que le programas a cada persona. Asesórate con abogados o especialistas en gestión humana sobre la normatividad, los tipos de jornadas laborales, las jornadas máximas legales, las horas extras, los recargos, y los descansos compensatorios cuando tus empleados trabajan los domingos.
Cambios e imprevistos
No importa qué tan bien te haya quedado la programación de tu cuadro de turnos, es muy probable que necesites hacer ajustes en el camino.
Las novedades e imprevistos son algo que tienen en común todos los tipos de empresas, por esto te recomendamos implementar un sistema que te permita moverte rápidamente cuando tengas que hacer un cambio.
Puede ser algo sencillo como tener una lista de las personas que están descansando cada día en cada sede, tener un cargo de supernumerario, o una canal de comunicación donde los mismos empleados puedan ofrecerse para cambiar turnos o cubrir vacantes. Así podrás encontrar de manera más fácil a la persona que pueda cubrir la novedad o ausencia de un compañero.
Por último, recuerda comunicar con anticipación la programación de turnos a tus empleados, no lo dejes para última hora.
Que tus empleados conozcan con anticipación la programación de turnos asignada, no solo reduce el ausentismo y mejora la puntualidad, también incrementa su compromiso y motivación, al brindarles la posibilidad de que puedan planear mejor sus temas personales y familiares.
Actualizado el: 17/02/2024
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