¿Cómo programar un horario de trabajo para tu sede?
En Clonk cuentas con diferentes métodos para programar un horario de trabajo, desde ir agregando los turnos uno a uno, copiar y pegar el mismo turno para varios días o para varias personas, duplicar un horario completo, o usar la función de horario inteligente.
Los tipos de usuarios "jefe de sucursal" son los que comúnmente, entre nuestros clientes, se encargan de hacer las programaciones de turnos para las sucursales que tienen asignadas. Sin embargo, los usuarios tipo "propietario de cuenta" y "administrador del sistema" también tienen los permisos requeridos para programar horarios en Clonk, y podrán hacerlo para cualquiera de las sucursales, ya que cuentan con acceso a la información de toda la empresa.
Clonk te permite programar una semana de trabajo a través de cualquiera de los métodos que tenemos. Si necesitas una programación quincenal o mensual, te en cuenta que podrás ir programando por adelantado todas las semanas que necesites, solo debes seleccionar la semana que deseas y empezar a programar.
Ve a la pantalla del horario, selecciona la sucursal si tienes varias a cargo, y la semana para la cual vas a programar el horario. Luego haz clic en el signo “+” sobre la casilla para el día y la persona a la que le vas a agregar el turno:
Sigue estos pasos en la ventana de agregar turno o novedad:
Selecciona la pestaña Turno.
Escoge la zona para la cual vas a agregar el turno.
Haz clic en ver turnos favoritos si vas a agregar uno de los turnos que guardaste en las configuraciones de la empresa, o
Selecciona una hora de entrada, de salida y una duración de descanso.
Opcional: escribe en la casilla de comentarios, un mensaje o tarea que necesites dejarle a esa persona para ese día.
Haz clic en el botón “Crear”.
Para agregar una novedad, como un descanso compensatorio o una incapacidad, entra a la pestaña Novedad, selecciona el tipo y haz clic en el botón “Crear”.
Cualquier turno que agregues en el horario, podrá ser editado, copiado, o eliminado. También podrás moverlo con la función de “arrastrar” para asignarlo a otra persona o días, o dejarlo en la fila de turnos pendientes.
Busca en el turno que necesitas editar y haz clic en el ícono del lápiz.
Cambia la información que necesites: zona, hora de entrada o salida, duración del descanso, o escoge otro turno entre los favoritos.
No olvides hacer clic en el botón de guardar para que se actualicen los cambios.
Clonk permite copiar y pegar un turno o una novedad, de manera fácil y rápida, así como se hace en una hoja de Excel:
Busca el turno o novedad que necesitas y haz clic en el ícono de copiar.
Ve a la casilla donde necesitar pegar el turno y haz clic en el ícono de pegar.
Repite esta acción cuantas veces quieras.
Busca el turno que necesitas borrar.
Haz clic en el ícono de borrar.
Confirma que quieres borrar el turno haciendo clic en el botón “Borrar”.
Esta opción sirve para re-asignar un turno que ya tenías dentro del horario a otra persona, otro día, o para llevarlo a la fila de turnos pendientes.
Resulta muy útil cuando por ejemplo alguien se enferma, y tienes que hacer el cambio en el horario:
Selecciona el turno de la persona que está incapacitada.
Arrastra y suelta el turno en la fila de turnos pendientes.
Asigna la novedad en el horario para que quede registrada en los reportes para nómina.
Verás que el turno pendiente queda en color rojo para visualizarlo fácilmente.
Este tipo de turnos es común sobretodo en restaurantes o tiendas que cierran durante algunas horas de la tarde, o que sus picos de atención son muy marcados a la hora del almuerzo y luego en la noche, necesitando muy pocas personas para cubrir la operación en medio de estos picos, por lo tanto, les dan a los empleados un descanso intermedio, generalmente de 3 o más horas.
Para estos casos, Clonk permite programar dos turnos en el mismo día de trabajo, así el empleado sabrá a qué horas empieza y termina la primera parte de su turno, a qué hora debe regresar de su descanso y a qué hora terminar su jornada del día.
Programar un turno partido en Clonk también sirve para aquellas empresas en las que el tiempo de break o descanso, debe tomarse en un horario fijo y no cuando se pueda. Por ejemplo, si tienes un turno que va de 8:00am a 5:00pm con una hora de descanso que el empleado debe tomar entre las 12:00pm y la 1:00pm, recomendamos programar dos turnos en el horario, el primero de 8:00am a 12:00pm y el segundo de 1:00pm a 5:00pm, ambos turnos con duración de “0” minutos en el campo de descanso no pago.
Para que la función de estadísticas en el horario pueda tener en cuenta las horas del día en las que se han programado los breaks o descansos de tus empleados, deberás hacer la programación usando turnos partidos, de esta manera el contador de personas resta a aquellas que están en break, y las suma de nuevo a la hora que tienen programado su regreso, permitiendo que la curva de cubrimiento muestre ese detalle.
Si deseas replicar exactamente los mismos turnos que programaste en una semana, y copiarlos para otra semana en el futuro, puedes hacer uso de la función "duplicar horario" que encuentras en la vista semana por empleado.
Selecciona la semana de que quieres duplicar.
Haz clic en el botón duplicar horario.
En la ventana que se abre escoge la semana en la que quieres copiar ese mismo horario.
Haz clic en el botón duplicar.
Esta opción solo está disponible para la vista semana por empleado, y solo hace copia de los turnos, deberás agregar las novedades que tenías programadas en la nueva semana.
Después de tener tu cuadro de turnos listo, podrás descargarlo en Excel o PDF para imprimirlo, o publicarlo a tus empleados a través de alguna de las opciones que tenemos disponible.
Los tipos de usuarios "jefe de sucursal" son los que comúnmente, entre nuestros clientes, se encargan de hacer las programaciones de turnos para las sucursales que tienen asignadas. Sin embargo, los usuarios tipo "propietario de cuenta" y "administrador del sistema" también tienen los permisos requeridos para programar horarios en Clonk, y podrán hacerlo para cualquiera de las sucursales, ya que cuentan con acceso a la información de toda la empresa.
Clonk te permite programar una semana de trabajo a través de cualquiera de los métodos que tenemos. Si necesitas una programación quincenal o mensual, te en cuenta que podrás ir programando por adelantado todas las semanas que necesites, solo debes seleccionar la semana que deseas y empezar a programar.
¿Cómo agregar un turno en el horario?
Ve a la pantalla del horario, selecciona la sucursal si tienes varias a cargo, y la semana para la cual vas a programar el horario. Luego haz clic en el signo “+” sobre la casilla para el día y la persona a la que le vas a agregar el turno:
Sigue estos pasos en la ventana de agregar turno o novedad:
Selecciona la pestaña Turno.
Escoge la zona para la cual vas a agregar el turno.
Haz clic en ver turnos favoritos si vas a agregar uno de los turnos que guardaste en las configuraciones de la empresa, o
Selecciona una hora de entrada, de salida y una duración de descanso.
Opcional: escribe en la casilla de comentarios, un mensaje o tarea que necesites dejarle a esa persona para ese día.
Haz clic en el botón “Crear”.
Para agregar una novedad, como un descanso compensatorio o una incapacidad, entra a la pestaña Novedad, selecciona el tipo y haz clic en el botón “Crear”.
Cualquier turno que agregues en el horario, podrá ser editado, copiado, o eliminado. También podrás moverlo con la función de “arrastrar” para asignarlo a otra persona o días, o dejarlo en la fila de turnos pendientes.
Editar un turno
Busca en el turno que necesitas editar y haz clic en el ícono del lápiz.
Cambia la información que necesites: zona, hora de entrada o salida, duración del descanso, o escoge otro turno entre los favoritos.
No olvides hacer clic en el botón de guardar para que se actualicen los cambios.
Copiar y pegar turno
Clonk permite copiar y pegar un turno o una novedad, de manera fácil y rápida, así como se hace en una hoja de Excel:
Busca el turno o novedad que necesitas y haz clic en el ícono de copiar.
Ve a la casilla donde necesitar pegar el turno y haz clic en el ícono de pegar.
Repite esta acción cuantas veces quieras.
Eliminar turno
Busca el turno que necesitas borrar.
Haz clic en el ícono de borrar.
Confirma que quieres borrar el turno haciendo clic en el botón “Borrar”.
Mover turno con la función arrastrar y soltar
Esta opción sirve para re-asignar un turno que ya tenías dentro del horario a otra persona, otro día, o para llevarlo a la fila de turnos pendientes.
Resulta muy útil cuando por ejemplo alguien se enferma, y tienes que hacer el cambio en el horario:
Selecciona el turno de la persona que está incapacitada.
Arrastra y suelta el turno en la fila de turnos pendientes.
Asigna la novedad en el horario para que quede registrada en los reportes para nómina.
Verás que el turno pendiente queda en color rojo para visualizarlo fácilmente.
Turnos partidos
Este tipo de turnos es común sobretodo en restaurantes o tiendas que cierran durante algunas horas de la tarde, o que sus picos de atención son muy marcados a la hora del almuerzo y luego en la noche, necesitando muy pocas personas para cubrir la operación en medio de estos picos, por lo tanto, les dan a los empleados un descanso intermedio, generalmente de 3 o más horas.
Para estos casos, Clonk permite programar dos turnos en el mismo día de trabajo, así el empleado sabrá a qué horas empieza y termina la primera parte de su turno, a qué hora debe regresar de su descanso y a qué hora terminar su jornada del día.
Programar un turno partido en Clonk también sirve para aquellas empresas en las que el tiempo de break o descanso, debe tomarse en un horario fijo y no cuando se pueda. Por ejemplo, si tienes un turno que va de 8:00am a 5:00pm con una hora de descanso que el empleado debe tomar entre las 12:00pm y la 1:00pm, recomendamos programar dos turnos en el horario, el primero de 8:00am a 12:00pm y el segundo de 1:00pm a 5:00pm, ambos turnos con duración de “0” minutos en el campo de descanso no pago.
Para que la función de estadísticas en el horario pueda tener en cuenta las horas del día en las que se han programado los breaks o descansos de tus empleados, deberás hacer la programación usando turnos partidos, de esta manera el contador de personas resta a aquellas que están en break, y las suma de nuevo a la hora que tienen programado su regreso, permitiendo que la curva de cubrimiento muestre ese detalle.
Duplicar un horario
Si deseas replicar exactamente los mismos turnos que programaste en una semana, y copiarlos para otra semana en el futuro, puedes hacer uso de la función "duplicar horario" que encuentras en la vista semana por empleado.
Selecciona la semana de que quieres duplicar.
Haz clic en el botón duplicar horario.
En la ventana que se abre escoge la semana en la que quieres copiar ese mismo horario.
Haz clic en el botón duplicar.
Esta opción solo está disponible para la vista semana por empleado, y solo hace copia de los turnos, deberás agregar las novedades que tenías programadas en la nueva semana.
Después de tener tu cuadro de turnos listo, podrás descargarlo en Excel o PDF para imprimirlo, o publicarlo a tus empleados a través de alguna de las opciones que tenemos disponible.
Actualizado el: 23/02/2024
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