Tipos de usuarios y permisos en Clonk
Los permisos que tienen los diferentes tipos de usuarios, permiten personalizar el nivel de acceso a la información y a las funcionalidades que pueden usar.
En Clonk existen 5 tipos de usuarios, te explicamos a través de ejemplos cuáles son sus roles típicos dentro de las empresas y qué tipo de actividades tienen a cargo:
Son las personas que trabajan en las tiendas, puntos de venta o puntos de atención, normalmente tienen cargos como asesores de ventas, meseros o cocineros, enfermeros, cajeros o domiciliarios. Son los equipos que trabajan por turnos para los cuales se van a crear horarios en Clonk y se contabilizarán sus tiempos de trabajo y horas extras.
A este tipo de perfil “Empleado” no se le asigna actualmente un usuario, ni tiene una cuenta de Clonk, la única actividad que realiza es el registro de asistencia a través del reconocimiento facial, que se configura en los puntos de registro en su lugar de trabajo, o desde su celular cuando se trata de personal que trabaja en movimiento.
Es el tipo de usuario que se crea para configurar los puntos de registro en los equipos designados para marcar la asistencia. Solamente tiene permiso para poner en marcha el punto de registro, y no tiene acceso a la información de empleados, empresa, ni a los horarios o reportes.
Este tipo de usuarios normalmente se gestiona de dos maneras:
Se crea un solo usuario para controlar todos los puntos de registro en todas las sedes de la empresa: Este tipo de usuario por lo general está a cargo de una persona en el equipo de tecnología o de operaciones, y es el responsable de poner en funcionamiento todos los puntos de registro en cada una de las sucursales.
Se crea un usuario diferente por cada punto de registro que se tenga en cada sede: Normalmente este usuario se le asigna a los administradores o supervisores de las tiendas, puntos de venta o de atención, para que ellos sean responsables de la configuración del punto de registro de su equipo de trabajo. Sin embargo, se recomienda asociar sus credenciales a un correo diferente del usuario con el que tendrán acceso a las demás funciones de Clonk, con el que crean horarios y gestionan los reportes.
Es el tipo de usuario que se crea para los administradores, supervisores o jefes de área, para aquellos cargos que son responsables de la programación de horarios, la supervisión de la asistencia, puntualidad, revisión de los tiempos trabajados y reportar las novedades a nómina.
Pueden tener acceso a la información de los empleados de una o varias sucursales, dependiendo de la estructura organizacional que se tenga, pero no podrán ver ni realizar actividades dentro de las sucursales que no le correspondan.
No tienen acceso a las configuraciones de la empresa, ni tampoco a las de la cuenta, por lo tanto, no podrá crear nuevas sucursales, ni agregar o retirar empleados, ni modificar las normas de redondeo de tiempos, puntualidad o geolocalización.
Normalmente una de las actividades más importantes que realizan dentro de Clonk, es la revisión del reporte de horas de las sucursales asignadas. Verifican si hay errores o marcaciones incompletas, se encargan de corregir o completar los registros que falten, y de informar las novedades y motivos de tiempo extra para nómina, para que estas puedan ser aprobadas por sus líderes o administradores del sistema.
Clonk lleva internamente el registro de todos los cambios que se hacen en el reporte de horas, incluyendo las marcaciones que se borran o se ingresan manualmente. De esta manera se garantiza la trazabilidad de la información y se pueden tener indicadores de gestión de este reporte.
Es el tipo de usuario que está en medio del propietario de la cuenta y los jefes de sucursal. Tiene acceso a las configuraciones de la empresa, por lo tanto, puede crear/editar/eliminar sucursales, empleados y usuarios. También podrá visualizar y modificar los horarios y reportes de todas las sedes de la empresa, pero no tiene permisos para gestionar las configuraciones de la cuenta. Por ejemplo: activar la función de geolocalización, condiciones del redondeo de tiempos y la restricción de marcaciones tempranas, entre otros.
Una de sus actividades clave dentro de Clonk, es aprobar / rechazar las horas extras registradas en el reporte de aprobación de tiempos.
En las empresas este tipo de usuarios tienen cargos como: analistas de gestión humana, analistas de nómina y líderes de zona.
Es el tipo de usuario que puede controlar toda la información y las configuraciones de una cuenta de empresa en Clonk. Normalmente es la persona que estuvo al frente del proceso de prueba gratis y a cargo de liderar la implementación del software en toda la empresa.
Son los dueños de negocios, gerentes de tecnología, de operaciones o gestión humana de las compañías que son nuestros clientes.
En la siguiente tabla recopilamos los permisos que tiene cada tipo de usuario para acceder a información o funcionalidades en Clonk:
Para agregar un nuevo usuario o editar uno existente, ve a la barra del menú principal de Clonk, haz clic en el ícono donde está tu nombre y selecciona la opción "Gestión de usuarios".
Recuerda que solo los propietarios de cuenta y administradores del sistema podrán gestionar los usuarios de su empresa en Clonk.
Completa la información que te solicita el formulario:
Nombre / Alias del usuario: Puede ser un texto o un número con el que le das un nombre distintivo al usuario.
Nombres y apellidos de la persona dueña de este usuario.
Su correo electrónico.
Selecciona el tipo de perfil de acuerdo con su cargo o responsabilidades en la empresa.
Selecciona la sucursal o sucursales a las que podrá tener acceso.
Debajo de este formulario encontrarás la lista de todos los usuarios que tienes en tu empresa, podrás editar sus datos personales, tipos de permisos, y sucursales asignadas. También podrás desactivarlos o eliminarlos en caso que lo necesites.
Ahora que creaste los diferentes tipos de usuarios para tu empresa, continúa con el proceso de puesta en marcha de Clonk, gestionando las configuraciones de tu cuenta.
En Clonk existen 5 tipos de usuarios, te explicamos a través de ejemplos cuáles son sus roles típicos dentro de las empresas y qué tipo de actividades tienen a cargo:
1. Empleado:
Son las personas que trabajan en las tiendas, puntos de venta o puntos de atención, normalmente tienen cargos como asesores de ventas, meseros o cocineros, enfermeros, cajeros o domiciliarios. Son los equipos que trabajan por turnos para los cuales se van a crear horarios en Clonk y se contabilizarán sus tiempos de trabajo y horas extras.
A este tipo de perfil “Empleado” no se le asigna actualmente un usuario, ni tiene una cuenta de Clonk, la única actividad que realiza es el registro de asistencia a través del reconocimiento facial, que se configura en los puntos de registro en su lugar de trabajo, o desde su celular cuando se trata de personal que trabaja en movimiento.
2. Punto de registro:
Es el tipo de usuario que se crea para configurar los puntos de registro en los equipos designados para marcar la asistencia. Solamente tiene permiso para poner en marcha el punto de registro, y no tiene acceso a la información de empleados, empresa, ni a los horarios o reportes.
Este tipo de usuarios normalmente se gestiona de dos maneras:
Se crea un solo usuario para controlar todos los puntos de registro en todas las sedes de la empresa: Este tipo de usuario por lo general está a cargo de una persona en el equipo de tecnología o de operaciones, y es el responsable de poner en funcionamiento todos los puntos de registro en cada una de las sucursales.
Se crea un usuario diferente por cada punto de registro que se tenga en cada sede: Normalmente este usuario se le asigna a los administradores o supervisores de las tiendas, puntos de venta o de atención, para que ellos sean responsables de la configuración del punto de registro de su equipo de trabajo. Sin embargo, se recomienda asociar sus credenciales a un correo diferente del usuario con el que tendrán acceso a las demás funciones de Clonk, con el que crean horarios y gestionan los reportes.
3. Jefe de sucursal:
Es el tipo de usuario que se crea para los administradores, supervisores o jefes de área, para aquellos cargos que son responsables de la programación de horarios, la supervisión de la asistencia, puntualidad, revisión de los tiempos trabajados y reportar las novedades a nómina.
Pueden tener acceso a la información de los empleados de una o varias sucursales, dependiendo de la estructura organizacional que se tenga, pero no podrán ver ni realizar actividades dentro de las sucursales que no le correspondan.
No tienen acceso a las configuraciones de la empresa, ni tampoco a las de la cuenta, por lo tanto, no podrá crear nuevas sucursales, ni agregar o retirar empleados, ni modificar las normas de redondeo de tiempos, puntualidad o geolocalización.
Normalmente una de las actividades más importantes que realizan dentro de Clonk, es la revisión del reporte de horas de las sucursales asignadas. Verifican si hay errores o marcaciones incompletas, se encargan de corregir o completar los registros que falten, y de informar las novedades y motivos de tiempo extra para nómina, para que estas puedan ser aprobadas por sus líderes o administradores del sistema.
Clonk lleva internamente el registro de todos los cambios que se hacen en el reporte de horas, incluyendo las marcaciones que se borran o se ingresan manualmente. De esta manera se garantiza la trazabilidad de la información y se pueden tener indicadores de gestión de este reporte.
4. Administrador del sistema:
Es el tipo de usuario que está en medio del propietario de la cuenta y los jefes de sucursal. Tiene acceso a las configuraciones de la empresa, por lo tanto, puede crear/editar/eliminar sucursales, empleados y usuarios. También podrá visualizar y modificar los horarios y reportes de todas las sedes de la empresa, pero no tiene permisos para gestionar las configuraciones de la cuenta. Por ejemplo: activar la función de geolocalización, condiciones del redondeo de tiempos y la restricción de marcaciones tempranas, entre otros.
Una de sus actividades clave dentro de Clonk, es aprobar / rechazar las horas extras registradas en el reporte de aprobación de tiempos.
En las empresas este tipo de usuarios tienen cargos como: analistas de gestión humana, analistas de nómina y líderes de zona.
5. Propietario de la cuenta:
Es el tipo de usuario que puede controlar toda la información y las configuraciones de una cuenta de empresa en Clonk. Normalmente es la persona que estuvo al frente del proceso de prueba gratis y a cargo de liderar la implementación del software en toda la empresa.
Son los dueños de negocios, gerentes de tecnología, de operaciones o gestión humana de las compañías que son nuestros clientes.
En la siguiente tabla recopilamos los permisos que tiene cada tipo de usuario para acceder a información o funcionalidades en Clonk:
¿Cómo crear o editar los permisos de un usuario en Clonk?
Para agregar un nuevo usuario o editar uno existente, ve a la barra del menú principal de Clonk, haz clic en el ícono donde está tu nombre y selecciona la opción "Gestión de usuarios".
Recuerda que solo los propietarios de cuenta y administradores del sistema podrán gestionar los usuarios de su empresa en Clonk.
Completa la información que te solicita el formulario:
Nombre / Alias del usuario: Puede ser un texto o un número con el que le das un nombre distintivo al usuario.
Nombres y apellidos de la persona dueña de este usuario.
Su correo electrónico.
Selecciona el tipo de perfil de acuerdo con su cargo o responsabilidades en la empresa.
Selecciona la sucursal o sucursales a las que podrá tener acceso.
Debajo de este formulario encontrarás la lista de todos los usuarios que tienes en tu empresa, podrás editar sus datos personales, tipos de permisos, y sucursales asignadas. También podrás desactivarlos o eliminarlos en caso que lo necesites.
Ahora que creaste los diferentes tipos de usuarios para tu empresa, continúa con el proceso de puesta en marcha de Clonk, gestionando las configuraciones de tu cuenta.
Actualizado el: 15/02/2024
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