Módulo de facturación
Clonk es un software tipo SaaS, que viene del inglés Software as a Service, o software como servicio. Ha sido diseñado bajo del modelo de suscripción mensual o anual, donde se factura una tarifa dependiendo del tipo de plan seleccionado y de la cantidad de empleados que estás gestionando en la plataforma.
El pago en este tipo de modelos de suscripción se hace por adelantado, ya que contablemente se trata de un arrendamiento de software donde se paga para poder hacer uso del servicio, así como funcionan las plataformas de streaming como Netflix, o los software contables en la nube como Alegra o Siigo.
El acceso al módulo de facturación está disponible solamente para el usuario de Clonk tipo Propietario de la Cuenta.
Para acceder al módulo de facturación, ve a la barra del menú principal de Clonk, haz clic en el ícono donde está tu nombre y selecciona la opción Facturación. Allí encontrarás las siguientes secciones:
En esta opción encontrarás la información básica como el nombre de la empresa y el NIT, y podrás gestionar la dirección de correo donde debemos enviar el reporte mensual con el enlace para el pago. También puedes agregar una dirección de correo adicional para enviar los recordatorios de pago.
Esta opción muestra la fecha de corte en que se renovará la suscripción de Clonk para tu empresa, el plan que tienes contratado con el valor de la tarifa mensual vigente, la barra de progreso donde se visualiza el consumo a la fecha, y el botón para acceder a la pasarela de pagos.
Cuando llega la fecha de renovación, el botón Pago Disponible se activará y te va a mostrar el valor que debes pagar para el siguiente mes. Una vez activo el botón, puedes hacer clic para ingresar a la pasarela de pagos y realizar la transferencia a través de PSE, o a través de tarjeta de crédito siempre y cuando el valor a pagar sea inferior a $500.000 quinientos mil pesos.
Aquí podrás encontrar la tabla con el historial de la facturación que incluye:
El mes o periodo de cada factura.
La cantidad de empleados que se facturaron.
El valor pagado.
El estado: pagado o pendiente de pago.
Opción para descargar la factura en PDF.
Opción para descargar el detalle de facturación. Este archivo muestra en detalle todos los empleados que estuvieron dentro de la plataforma durante el mes, las fechas de ingreso o retiro, y la cantidad de días que se están facturando por cada uno. También podrás ver las sucursales y el total de empleados para cada una de ellas.
La fecha de corte de la suscripción siempre será el último día de cada mes, y se hará una liquidación del total de empleados de manera proporcional a los días de uso de la plataforma.
El primer día hábil después de la fecha de corte, el sistema envía a los correos autorizados un mensaje con el detalle de los empleados a facturar y el enlace para realizar el pago. Una vez realizado el pago se genera automáticamente la factura y se envía a estas mismas direcciones de correo.
Al tercer día hábil después de la fecha de corte se envía un nuevo mensaje, recordando realizar el pago cuando este no se ha recibido aún. Si después de 5 días hábiles de la fecha de corte no se ha realizado el pago, nuestro sistema envía un último mensaje anunciando la suspensión del servicio y adjunta de nuevo el enlace para que puedan acceder a la pasarela de pagos. Si ese día no se realiza el pago el servicio se suspende de manera automática.
Para determinar el número de empleados a facturar, Clonk se basa en la información del mes inmediatamente anterior. Este cálculo se realiza de manera proporcional, considerando los días que cada empleado haya estado activo en nuestra plataforma durante ese período, así:
Se cuentan los días del mes que cada empleado estuvo dentro de la plataforma.
Se suman los días de cada empleado para obtener un total de días para la empresa.
El total de días de los empleados se divide por el número de días que tiene el mes en cuestión.
El valor anterior se redondea al entero más cercano. Este valor corresponde al número promedio de empleados dentro de la aplicación en dicho mes.
El número anterior se utiliza para calcular el valor de la suscripción, multiplicándolo por la tarifa por empleado al mes.
Es importante destacar que, para el primer mes de la suscripción, el cálculo se ajusta según el número de empleados que hayan participado en la fase de prueba o de acuerdo con la indicación proporcionada por el cliente. Esta metodología garantiza un cobro acorde a la utilización real de nuestra plataforma.
El pago de tu suscripción mensual se realiza a través del enlace que encuentras en el correo que se envía después de la fecha de corte, o accediendo a la opción Uso dentro del módulo de facturación.
Al hacer clic en el enlace o botón de pago, el sistema te re-direcciona a la página de la pasarela de pagos.
El pago en este tipo de modelos de suscripción se hace por adelantado, ya que contablemente se trata de un arrendamiento de software donde se paga para poder hacer uso del servicio, así como funcionan las plataformas de streaming como Netflix, o los software contables en la nube como Alegra o Siigo.
El acceso al módulo de facturación está disponible solamente para el usuario de Clonk tipo Propietario de la Cuenta.
¿Cómo ingresar al módulo de facturación?
Para acceder al módulo de facturación, ve a la barra del menú principal de Clonk, haz clic en el ícono donde está tu nombre y selecciona la opción Facturación. Allí encontrarás las siguientes secciones:
1. Datos de la empresa
En esta opción encontrarás la información básica como el nombre de la empresa y el NIT, y podrás gestionar la dirección de correo donde debemos enviar el reporte mensual con el enlace para el pago. También puedes agregar una dirección de correo adicional para enviar los recordatorios de pago.
2. Uso
Esta opción muestra la fecha de corte en que se renovará la suscripción de Clonk para tu empresa, el plan que tienes contratado con el valor de la tarifa mensual vigente, la barra de progreso donde se visualiza el consumo a la fecha, y el botón para acceder a la pasarela de pagos.
Cuando llega la fecha de renovación, el botón Pago Disponible se activará y te va a mostrar el valor que debes pagar para el siguiente mes. Una vez activo el botón, puedes hacer clic para ingresar a la pasarela de pagos y realizar la transferencia a través de PSE, o a través de tarjeta de crédito siempre y cuando el valor a pagar sea inferior a $500.000 quinientos mil pesos.
3. Historial de facturación
Aquí podrás encontrar la tabla con el historial de la facturación que incluye:
El mes o periodo de cada factura.
La cantidad de empleados que se facturaron.
El valor pagado.
El estado: pagado o pendiente de pago.
Opción para descargar la factura en PDF.
Opción para descargar el detalle de facturación. Este archivo muestra en detalle todos los empleados que estuvieron dentro de la plataforma durante el mes, las fechas de ingreso o retiro, y la cantidad de días que se están facturando por cada uno. También podrás ver las sucursales y el total de empleados para cada una de ellas.
¿Cuáles son las fechas de corte y pago del servicio?
La fecha de corte de la suscripción siempre será el último día de cada mes, y se hará una liquidación del total de empleados de manera proporcional a los días de uso de la plataforma.
El primer día hábil después de la fecha de corte, el sistema envía a los correos autorizados un mensaje con el detalle de los empleados a facturar y el enlace para realizar el pago. Una vez realizado el pago se genera automáticamente la factura y se envía a estas mismas direcciones de correo.
Al tercer día hábil después de la fecha de corte se envía un nuevo mensaje, recordando realizar el pago cuando este no se ha recibido aún. Si después de 5 días hábiles de la fecha de corte no se ha realizado el pago, nuestro sistema envía un último mensaje anunciando la suspensión del servicio y adjunta de nuevo el enlace para que puedan acceder a la pasarela de pagos. Si ese día no se realiza el pago el servicio se suspende de manera automática.
¿Cómo se calculan los empleados a facturar?
Para determinar el número de empleados a facturar, Clonk se basa en la información del mes inmediatamente anterior. Este cálculo se realiza de manera proporcional, considerando los días que cada empleado haya estado activo en nuestra plataforma durante ese período, así:
Se cuentan los días del mes que cada empleado estuvo dentro de la plataforma.
Se suman los días de cada empleado para obtener un total de días para la empresa.
El total de días de los empleados se divide por el número de días que tiene el mes en cuestión.
El valor anterior se redondea al entero más cercano. Este valor corresponde al número promedio de empleados dentro de la aplicación en dicho mes.
El número anterior se utiliza para calcular el valor de la suscripción, multiplicándolo por la tarifa por empleado al mes.
Es importante destacar que, para el primer mes de la suscripción, el cálculo se ajusta según el número de empleados que hayan participado en la fase de prueba o de acuerdo con la indicación proporcionada por el cliente. Esta metodología garantiza un cobro acorde a la utilización real de nuestra plataforma.
¿Cómo realizar el pago?
El pago de tu suscripción mensual se realiza a través del enlace que encuentras en el correo que se envía después de la fecha de corte, o accediendo a la opción Uso dentro del módulo de facturación.
Al hacer clic en el enlace o botón de pago, el sistema te re-direcciona a la página de la pasarela de pagos.
Actualizado el: 03/04/2024
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